Wat wij van u bewaren, en waarom

01Wie wij zijn

02Als u het aanmeldformulier invult

U geeft ons dan uw naam, uw e-mailadres en optioneel uw bedrijfsnaam en telefoonnummer, plus wat u invult over wat u doet en wat u zoekt. Wij gebruiken dat om contact met u op te nemen en om een voorstel te maken. Meer niet.

• Waarom wij dit mogen: u vraagt zelf om contact, en wij hebben de gegevens nodig om daar gehoor aan te geven. In de wet heet dat de uitvoering van een overeenkomst of, in de fase daarvoor, een gerechtvaardigd belang.
• Wat wij niet doen: uw gegevens verkopen, doorgeven aan derden voor hun eigen doelen, of u zonder toestemming in een nieuwsbrief zetten.
• Waar het terechtkomt: uw aanmelding wordt aangemaakt als taak in onze eigen werkomgeving, zodat hij niet in een mailbox verdwijnt.

03Als u klant wordt

Dan bewaren wij daarnaast wat we nodig hebben om het werk te doen en om u te kunnen factureren: uw contactgegevens, de afspraken die we maken, de meldingen die u doet, wat wij daaraan hebben gedaan, en de facturen. U ziet dat allemaal terug in uw eigen portaal.

Voor het werk aan uw website of systemen krijgen wij toegang tot uw omgeving. Die toegang is persoonlijk, wordt niet gedeeld en wordt ingetrokken zodra we uit elkaar gaan. Wachtwoorden bewaren wij in een wachtwoordkluis en nooit in een document of een mail.

04Bezoekgegevens en statistieken

Op onze eigen site tellen wij bezoekers met een teller die op onze eigen machine draait. Die zet niets op uw apparaat, dus u krijgt bij ons geen cookiebanner, en er gaat geen enkel verzoek naar een andere partij. Uw IP-adres bewaren wij niet: het wordt samen met uw browser omgerekend tot een reeks tekens waarvan de sleutel elk etmaal wisselt. Daardoor kunnen wij zien hoeveel mensen er kwamen, welke pagina zij opvroegen en via welke weg zij binnenkwamen, en kunnen wij niet zien wie u bent. Wij kijken alleen naar aantallen en nooit naar het gedrag van individuele bezoekers.

Voor de sites die wij voor klanten bouwen geldt hetzelfde uitgangspunt: standaard meten wij op dezelfde manier, zonder dat er iets op het apparaat van de bezoeker wordt gezet. Wil een klant iets meten waarvoor wel toestemming nodig is, dan komt die vraag er eerst en meten wij pas daarna. Dat controleren we ook: het komt regelmatig voor dat een statistiekprogramma na een update opnieuw begint te meten voordat er toestemming is. Dat is precies het soort ding dat wij voor u in de gaten houden.

05E-mail en beveiliging

Mail die u ons stuurt komt binnen op een adres van ons eigen domein. Wij stellen voor ons eigen domein en dat van klanten SPF, DKIM en DMARC in, zodat niemand mail kan versturen die van ons lijkt te komen. Verkeer met deze site loopt versleuteld.

Zien wij iets dat op een datalek lijkt, bij ons of bij u, dan melden we dat direct en niet pas in het maandrapport. Wettelijk moet een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur, en die klok begint te lopen op het moment dat het bekend wordt.

06Met wie wij gegevens delen

Alleen met partijen die wij nodig hebben om het werk te doen, en alleen voor dat werk. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

• Cloudflare voor hosting, domeinen en het routeren van e-mail.
• Atlassian (Jira) voor het vastleggen van aanvragen en werk.
• Onze e-mailprovider voor het versturen en ontvangen van berichten.
• Onze boekhouder en ons boekhoudpakket voor de facturatie.
• Onze vaste partner voor online marketing en e-commerce. Werkt die aan uw opdracht, dan krijgt hij toegang tot wat daarvoor nodig is en tot niets meer, onder onze verantwoordelijkheid en onder dezelfde afspraken als wij. Hij komt hier bij naam te staan zodra hij aan opdrachten met persoonsgegevens werkt.
• Andere specialisten die wij per opdracht inschakelen, bijvoorbeeld voor advertenties of e-mailcampagnes, en dan alleen met de gegevens die zij voor die opdracht nodig hebben.

Staat een partij hier niet bij, dan krijgt die uw gegevens niet. Komt er een partij bij, dan past deze verklaring mee en hoort u dat.

Wordt dit onderdeel ondergebracht bij een ander bedrijf binnen onze groep, dan gaan uw gegevens mee naar die partij, onder dezelfde afspraken. U hoort dat vooraf en u kunt er bezwaar tegen maken. Zie ook artikel 16 van de algemene voorwaarden.

07Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanmelding die niet tot een opdracht leidt12 maanden
• Contactgegevens van een klanttot 1 jaar na afloop
• Meldingen, werkafspraken en release notestot 1 jaar na afloop
• Toegang tot uw systementot het einde van de opdracht
• Facturen en administratie7 jaar, wettelijk verplicht
• Logbestanden en meetgegevensmaximaal 14 maanden

Bij het einde van een opdracht krijgt u een export van alles wat in uw portaal staat. Daarna verwijderen wij wat we niet wettelijk hoeven te bewaren.

08Wat u kunt vragen

U mag altijd vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten corrigeren, ze laten verwijderen, ze meekrijgen in een bruikbaar bestand, of bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Eén mailtje is genoeg. Wij reageren binnen een week en in elk geval binnen de wettelijke termijn van een maand.

Vindt u dat wij het niet goed doen, zeg het dan eerst tegen ons. Komen we er niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

09Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe wij werken, dan past deze verklaring mee. Bovenaan staat de datum van de versie die u leest. Bij een wijziging die u raakt, laten we het weten in plaats van het stilletjes aan te passen.