Tussen het verzendknopje en jouw inbox zitten vier stappen, en bij drie ervan gaat het mis zonder dat iemand een foutmelding krijgt. De vier oorzaken die wij het vaakst zien: je site mag niet namens jouw domein mailen, het ontvangstadres klopt niet meer, een update heeft de instelling teruggezet, of het bericht komt aan in de map ongewenst. Testen doe je zo: vul je eigen formulier in vanaf je telefoon met de mobiele verbinding, zet er datum en tijd in, en kijk of hij binnen een paar minuten in je inbox staat en niet in ongewenst. Doe dat elke maand, want het is het goedkoopste onderhoud dat er bestaat.
Een formulier op een website geeft je twee dingen: een groen vinkje voor de bezoeker en verder niets. Dat vinkje betekent alleen dat het bericht de deur uit is. Of het ook ergens aankomt, weet niemand, en dat merk je pas als een klant belt met de vraag waarom je nooit reageert.
Waar je bericht langsgaat
Tussen het knopje en jouw inbox zitten vier stappen. Bij elke stap kan het misgaan zonder dat er iemand een foutmelding krijgt.
- Stap 1De bezoeker vult het formulier in en klikt op verzenden
- Stap 2De server van je site maakt er een e-mail van
- Stap 3Een mailserver verstuurt hem namens jouw domein
- Stap 4Het filter van de ontvanger beslist: inbox of ongewenst
- AankomstHet bericht staat bij jou, en jij ziet het
De drie stappen met een rand eromheen zijn de plekken waar het stil misgaat. Stap één geeft nog een zichtbare fout, de rest niet.
De vier oorzaken die we het vaakst zien
- Je site mag niet namens jou mailen. De mail gaat de deur uit met jouw adres als afzender, maar vanaf een server die daar van jouw domein geen toestemming voor heeft. Het filter aan de andere kant gooit hem dan weg, en vaak zonder bericht.
- Het ontvangstadres klopt niet meer. Iemand is uit dienst, een adres is omgezet, of er stond nog een adres in van de bouwer. Het formulier werkt, alleen niet voor jou.
- Een update heeft het uitgezet. Dit is de sluipmoordenaar bij sites die op een pakket met uitbreidingen draaien. Na een update valt de instelling terug op de standaardwaarde, en die standaardwaarde is meestal niets versturen.
- Het komt aan, maar in ongewenst. Jij ziet niets, de bezoeker hoort niets, en het bericht staat al twee weken in een map waar je nooit kijkt.
SPF, DKIM en DMARC, in gewone woorden
Dit zijn de drie regels die bij je domeinnaam horen en die samen zeggen wie er namens jou mag mailen. Je hoeft ze niet zelf te kunnen instellen, maar het helpt als je weet wat ze doen.
- SPF is de gastenlijst: welke servers mogen mail versturen met jouw domeinnaam als afzender.
- DKIM is de handtekening: hiermee kan de ontvanger controleren dat het bericht onderweg niet is veranderd.
- DMARC is de instructie: wat moet de ontvanger doen als de eerste twee niet kloppen. Weggooien, in ongewenst zetten, of toch doorlaten.
Dit is ook het gat waar oplichting doorheen komt
Staan deze drie er niet, dan kan iemand anders ook mail versturen die eruitziet alsof hij van jouw bedrijf komt. Een factuur met een ander rekeningnummer bijvoorbeeld. Het goed zetten van deze regels is dus niet alleen bezorging, het is ook voorkomen dat iemand jouw naam gebruikt.
Hoe je het zelf test, in vijf minuten
- Vul je eigen formulier in vanaf je telefoon, met je mobiele verbinding en dus niet via je eigen wifi. Zet in het bericht de datum en het tijdstip.
- Kijk in je inbox. Staat hij er binnen een paar minuten niet, kijk dan in ongewenst.
- Staat hij in ongewenst, dan is er iets mis met de drie regels hierboven.
- Staat hij nergens, kijk dan of de site zelf de inzending nog ergens bewaart. Zo niet, dan ben je alles kwijt wat er de afgelopen tijd is ingestuurd, en dat is meteen het antwoord op de vraag hoe erg het is.
- Zet een herinnering in je agenda om dit elke maand te doen. Het kost je vijf minuten.
Bij onze klanten doen wij die test elke week, en de inzending wordt op onze eigen server bewaard voordat er een mail van wordt gemaakt. Gaat het versturen mis, dan is de aanvraag er nog steeds. Daarom staat het in die volgorde.
Wat je nu kunt doen
Doe de test van hierboven vandaag nog, ook als je denkt dat het goed zit. In de gesprekken die wij voeren blijkt het bij ongeveer een op de vier bedrijven ergens te haperen, en niemand van hen wist dat. Het duurt vijf minuten en het is het goedkoopste onderhoud dat er bestaat.
Bouwt en beveiligt de sites van Datalage. Eerder projectleider bij implementaties en migraties, waaronder twee ISO 27001-trajecten.